Nawet najbardziej przełomowa technologia polegnie, jeśli po drugiej stronie nie spotka otwartych, gotowych do zmiany ludzi i sprzyjających struktur.

Właśnie z tego założenia wyszliśmy w Fundacji MOST, realizując projekt „Otwarte Innowacje dla Warszawy”, będący częścią miejskiego programu akceleracyjnego Warsaw Booster. Zrozumieliśmy, że aby innowacyjne rozwiązania startupów mogły realnie zaistnieć w tkance miejskiej, musimy najpierw stworzyć do tego odpowiednie środowisko wewnątrz samych instytucji.

Projekt Otwarte Innowacje dla Warszawy został zainicjowany przez Fundację MOST i zrealizowany we współpracy z Biurem Rozwoju Gospodarczego m.st. Warszawy w ramach programu Warsaw Booster.

Z tego wpisu dowiesz się jakie działania zostały zrealizowane w ramach projektu oraz dlaczego warto przenieść te doświadczenia do innych miast.

Co dzieje się w ramach inicjatywy i do kogo jest skierowana?

„Otwarte Innowacje dla Warszawy” to unikalny program edukacyjno-rozwojowy, który w odróżnieniu od klasycznych narzędzi akceleracyjnych skierowanych do startupów kieruje swoje działania do wewnątrz – prosto do serca miejskiej administracji. W ramach tego cyklu organizowane są intensywne warsztaty stacjonarne i szkolenia online z ekspertami. Ich celem jest dostarczenie pracownikom sektora publicznego wiedzy z zakresu nowoczesnych technologii, różnych modeli pracy z innowacjami i ich wdrażania, a to wszystko na bazie praktycznych przykładów. 

Adresatami tego przedsięwzięcia są przede wszystkim:

• przedstawiciele Biur i Urzędów Dzielnic poszukujący skutecznych narzędzi do rozwiązywania codziennych problemów mieszkańców;
• przedstawiciele miejskich instytucji, jednostek organizacyjnych oraz spółek miejskich, 
• liderzy zmian wewnątrz administracji, czyli osoby dążące do budowania nowoczesnej, elastycznej i przyjaznej dla obywatela struktury samorządowej.

Dzięki takiemu podejściu urzędnicy przestają być jedynie odbiorcami gotowych rozwiązań, a stają się aktywnymi kreatorami miejskich innowacji, zdolnymi do partnerskiej dyskusji z pomysłodawcami nowych technologii.  

Zderzenie światów, czyli dlaczego zaczynamy od edukacji

Świat zwinnych, działających w metodyce agile startupów często mówi zupełnie innym językiem .niż administracja publiczna, która operuje w ramach formalnych procesów i wymogów. Zderzenie procedur z innowacyjnymi pomysłami potrafi zablokować nawet najlepsze projekty. Z jednej strony mamy kulturę szybkiego testowania i uczenia się na błędach, a z drugiej – konieczność rygorystycznego trzymania się procedur, dyscypliny budżetowej i prawa zamówień publicznych. Wynika to z odpowiedzialności, jaka spoczywa na administracji publicznej – miasta, gminy, i szerzej – samorządy, odpowiadają za bezpieczeństwo, ciągłość usług i jakość życia setek tysięcy, a często milionów mieszkańców.

Właśnie dlatego edukacja jest kluczem – to ona buduje zrozumienie i pozwala budować trwałe mosty pomiędzy tymi dwoma odmiennymi światami. Inwestując w wiedzę, tworzymy wewnątrz instytucji świadomych ambasadorów zmiany. Współpraca przestaje być trudnym zderzeniem dwóch rzeczywistości, a staje się wspólnym projektowaniem przyszłości.

Jak zrobiliśmy to w Warszawie? Krok po kroku

Edycja I: Fundamenty 

Skupiliśmy się na wymianie wiedzy i prezentacji konkretnych case studies, pokazując, że otwarte innowacje to realne narzędzie. Przedstawiliśmy modele współdziałania i wspólnie zaczęliśmy budować bezpieczne, jasne ścieżki współpracy ze startupami, pracowaliśmy nad mocniejszą współpracą miasta i startupów biorących udział w programie akceleracyjnym Warsaw Booster. 

Pierwsza edycja obejmowała 3 webinary i 3 warsztaty, gromadząc ponad 100 osób z ekosystemu OI, w tym przedstawicieli biznesu (korporacji i startupów), administracji oraz instytucji UE. 

Część teoretyczna: Webinary z udziałem ekspertów Wiedzieliśmy, że najskuteczniejsza edukacja to ta oparta na zderzeniu różnych perspektyw. Dlatego jako Fundacja MOST nie tylko koordynowaliśmy projekt i poprowadziliśmy część spotkań (w tym m.in. wprowadzenie do koncepcji otwartych innowacji autorstwa Joanny Fogler oraz prezentację dotyczącą wdrożeń w ramach programu Warsaw Booster z udziałem Bartosza Grochowskiego), ale też zaprosiliśmy do współpracy szerokie grono ekspertów.

Praktycznym know-how podczas webinarów dzielili się z nami m.in.:

• Dénes Csiszár (EIT Digital), który pokazał europejską perspektywę wpływu startupów na cały ekosystem.
• Katarzyna Wszoła (Veolia Energia Polska S.A.), prezentująca sprawdzone modele współpracy wielkich korporacji z innowatorami.
• Weronika Wesołowska (Polski Fundusz Rozwoju S.A.), przybliżająca narzędzia oferowane w ramach inicjatywy „PFR dla Miast”.
• Dominik Zalewski (Urban Impact), który skupił się na tematyce otwartych innowacji w samorządzie.
• Konrad Kostrzewa (Autonomy Now), pokazujący praktyczną stronę współpracy startupu z miastem na przykładzie MZA.
• Przedstawiciele lokalnego ekosystemu miejskiego: m.in. Dorota Dobrzyńska (Biuro Rozwoju Gospodarczego m.st. Warszawy), Marcin Adamski (Biuro Informatyki m.st. Warszawy), Rafał Muszyński (Biuro Polityki Zdrowotnej m.st. Warszawy), Paweł Mociak (MPWiK) oraz Jan van der Saar (Laboratorium Innowacji Miejskich „Synergia”).

Część praktyczna: Mapowanie podczas stacjonarnych warsztatów Zdobyta teoria była fundamentem, z którym uczestnicy przeszli do działania podczas trzech stacjonarnych warsztatów, organizowanych w kreatywnych przestrzeniach miejskich (takich jak Bielański Integrator Przedsiębiorczych, Centrum Kultury Filmowej im. Andrzeja Wajdy czy Synergia).

Zanim ruszyliśmy z projektowaniem nowych rozwiązań, zbadaliśmy nasz punkt wyjścia. Wspólnie z uczestnikami dogłębnie zmapowaliśmy, jak Warszawa obecnie podchodzi do współpracy z innowacjami. Przeanalizowaliśmy ten proces w trzech kluczowych wymiarach: miasto-miasto, miasto-mieszkańcy oraz miasto-biznes i uczelnie.

Podczas tych warsztatów uczestnicy otwarcie zdefiniowali też największe wyzwania blokujące innowacje, dzieląc je na cztery główne obszary: kwestie formalne (np. luki w procedurach), braki kadrowo-edukacyjne, silosową komunikację oraz bariery w rozumieniu specyfiki startupów. Zdefiniowanie tych problemów pozwoliło nam przejść do konkretów – każda jednostka mogła odpowiedzieć sobie na kluczowe pytanie: w jakim modelu moja organizacja może i chce pracować z innowacją? W ten sposób, opierając się na rzetelnej, własnej diagnozie, wspólnie wytyczyliśmy pierwsze bezpieczne ścieżki współpracy ze startupami.

Edycja II: Budujemy kulturę innowacji 

W drugiej edycji poszliśmy o krok dalej – od zdobytej wiedzy przeszliśmy do budowy kultury organizacyjnej. Czerpiąc z najlepszych doświadczeń korporacji, inspirowaliśmy się rozwiązaniami z innych miast. Zaplanowaliśmy też spotkanie skupiające się wokół dobrych praktyk w innowacyjnych zamówieniach publicznych.

Jak wyglądało to w praktyce? 

Drugą edycję rozpoczęliśmy od – webinaru „Kultura innowacji jako motor zmiany”, podczas którego eksperci z biznesu i środowiska akademickiego pokazali nam szerszą perspektywę:

• Prof. Bolesław Rok (Akademia Leona Koźmińskiego) przypomniał, że współczesne organizacje powinny być „pozytywne netto” – dawać miastu i środowisku więcej, niż z niego biorą.
• Włodzimierz Bartczak (CloudFerro), dzieląc się doświadczeniami z projektów dla ESA i POLSA, zwrócił uwagę na suwerenność technologiczną. Własne rozwiązania w kluczowych obszarach to bezpieczeństwo, ale ich rozwój kosztuje – dlatego kluczem jest budowanie partnerstw, hubów i konsorcjów.
• Wojciech Suda (ekspert lean/kaizen) przeniósł na grunt miejski doświadczenia m.in. Toyoty, udowadniając, że innowacja zaczyna się od ludzi, którzy biorą inicjatywę w swoje ręce, wdrażają drobne usprawnienia i „zarażają” innych kulturą eksperymentowania.

Kolejnym przykładem działania były całodzienne warsztaty stacjonarne. W pełnej po brzegi sali Bielańskiego Integratora Przedsiębiorczych wspólnie z przedstawicielami miasta szukaliśmy odpowiedzi na pytanie: jak skutecznie wdrażać otwarte innowacje w strukturach miejskich?

Warsztaty miały bardzo praktyczny wymiar:

1. W pierwszej części uczestnicy zapoznali się z różnymi modelami pracy z innowacjami (m.in. hackathony czy programy akceleracyjne).
2. W drugiej części przeszliśmy do działania – zespoły w grupach projektowały wybrane modele, dopasowując je do własnych potrzeb.

Spotkanie poprowadzili Marcin Szymański i Łukasz Cieśla z Open Innovation House, dzieląc się swoimi doświadczeniami z pracy z organizacjami, które na co dzień wdrażają innowacje w swoich strukturach.

Warto podkreślić, że opisane spotkania to zaledwie wycinek naszych działań w ramach „Otwartych Innowacji dla Warszawy”. Kalendarz programu jest znacznie bogatszy – stale wypełniamy go kolejnymi webinarami, praktycznymi warsztatami i wizytami studyjnymi, które pozwalają urzędnikom jeszcze mocniej zanurzyć się w świecie technologii i biznesu. Zależy nam na kompleksowym podejściu, dlatego w najbliższym czasie przed nami m.in. webinarium z kancelarią prawną, z Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) czy inspirująca wizyta studyjna w przestrzeni OrangeLab. 

Liczy się lokalny kontekst i zespół – wnioski z webinaru o realnych wdrożeniach

Realizując projekt „Otwartych Innowacji dla Warszawy”, utwierdziliśmy się w przekonaniu, że innowacje mocno zależą od lokalnego kontekstu. To, co działa w jednym mieście, niekoniecznie sprawdzi się gdzie indziej w proporcji 1:1.

Mechanizmy działania są jednak uniwersalne. Wielkie budżety i ogromna skala nie są warunkiem koniecznym do wprowadzania zmian. Fundamentem są niewielkie, zaangażowane zespoły, które wierzą w ideę i mają wsparcie swoich włodarzy.

Świetnie pokazują to przykłady z całej Polski. O tym, jak wdrażać miejskie innowacje w praktyce, opowiadali zaproszeni goście podczas naszych spotkań poświęconych konkretnym case studies:

• Tomasz Skoczylas – Od Urban Labu do zarządzania miastem – doświadczenia Rzeszowa i Głogowa Małopolskiego we wdrażaniu innowacji
• Ewelina Włoch – Wodór w Rybniku – jak tworzy się nowy ekosystem technologiczny
• Anna Mania – Poznań jako partner dla startupów – doświadczenia ze współpracy z ekosystemem

Te przykłady to najlepszy dowód na to, że innowacyjny ekosystem można budować wszędzie – kluczem są odważni ludzie, którzy potrafią przekuć wizję w działanie.

Połączenie ludzi i wyjście zza biurka 

Patrząc z perspektywy obu edycji, mniej oczywistym efektem całego tego procesu jest stworzenie przestrzeni, która pozwoliła ludziom z różnych biur, miejskich spółek i dzielnic wyjść zza swoich biurek, spotkać się i wspólnie popracować.

Jak wielokrotnie sami podkreślali – ta możliwość wzajemnego poznania się, wymiany myśli i zderzenia różnych perspektyw miała dla nich ogromną wartość. Nawiązanie czysto ludzkich relacji jest najlepszym fundamentem i przyczynkiem do tego, by w przyszłości mogli wspólnie robić dla miasta naprawdę wielkie rzeczy.

Przenieśmy otwarte innowacje do Twojego miasta

Zbudowaliśmy w Warszawie środowisko, które wie, jak rozmawiać ze startupami z programu Warsaw Booster i wdrażać ich rozwiązania. Mamy sprawdzony know-how, ale wiemy też, jak dopasować go do realiów innych miast i specyficznych potrzeb ich mieszkańców.

Twój urząd lub instytucja chce otworzyć się na współpracę ze startupami? Szukacie skutecznego sposobu na budowę kompetencji wewnątrz Waszych zespołów i stworzenie kultury innowacji?

Zbudujmy ten proces razem. Napisz do nas na: joanna.fogler@fundacjamost.pl i porozmawiajmy o tym, jak możemy przenieść te doświadczenia na Twój grunt!

Autorkami wpisu podsumowującego działania dotyczące Otwartych Innowacji dla Warszawy są Monika Serkowska i Joanna M. Fogler.